Een offerte maken
Hoe maak je een offerte? Het maken van een offerte is eigenlijk erg eenvoudig. Waar je in ieder geval op moet letten is dat de volgende gegevens er op staan:
Een offerte maken
- Datum van de offerte
- Offerte nummer
- Een korte maar duidelijke omschrijving van de te leveren diensten of goederen
- De prijs of het tarief van deze diensten of goederen
- De verwachte tijdsbesteding of levertijd
- De gegevens van je klant.
Voordat je begint, denk ook aan de volgende belangrijke punten: De wensen van de klant Breng de wensen van je (potentiële) klant zo goed mogelijk in kaart. Zorg dat de offerte die je maakt daar naadloos op aansluit.
Opsplitsen van diensten en goederen Zodra je opdrachten, projecten of goederen gaat beschrijven op je offerte, haal deze dan zoveel mogelijk uit elkaar. Bijvoorbeeld als je huwelijksfotograaf bent en je offreert een foto shoot gedurende twee dagen met daarbij een geprint fotoboek en een dvd met alle foto’s erop maak dan voor alles een aparte offerte regel aan, dan bestaat de offerte uit meerdere kleinere bedragen en kan je eventueel makkelijker onderhandelen.
Duidelijkheid Je wil natuurlijk dat de ontvanger van je offerte direct akkoord geeft. Ben daarom zo concreet mogelijk zodat er geen twijfel mogelijk is en je gelijk aan de slag kan.
De offerte aanmaken in Vixum
1. Nieuwe offerte maken
Klik op “Verkoop” en vervolgens op “+ Offerte”.
2. Nieuwe opdracht
Nu kom je in het scherm waar je de gegevens van je toekomstige afnemer kan invullen, net als de algemene gegevens van je nieuwe opdracht of project. Deze gegevens hoeft je niet opnieuw in te vullen op het moment dat je klant akkoord gaat met je offerte, wel zo handig. Onder de knop Opdrachten kan je al je lopende opdrachten en jouw offertes terugvinden. Wil je je offerte aanpassen kan dat via dit scherm, daarna kan je eenvoudig de aangepaste offerte opnieuw versturen.
3. Tijdsindicatie
Ga je voor een uurtarief aan de slag? Dan kan je hier aangeven hoeveel uren je verwacht te gaan besteden. Is het een langdurig project, dan kan je er wellicht voor kiezen om de verwachte uren per maand of per week in te vullen. Geef eventueel een startdatum en deadline aan. Naast een tijdsindicatie vermeld je op je offerte ook alle producten of diensten die je je klant aanbiedt.
4. Extra opdrachtregels
Als je niet voor een uurtarief aan de slag gaat kan je bij “Extra regels” je offerteregels uitsplitsen. Zoals we bovenaan dit artikel hebben geschreven. Je kunt hier talloze regels met bijpassende beschrijvingen en prijzen toevoegen. Uiteindelijke is het de bedoeling dat je offerte zo volledig mogelijk is.
5. Kilometer vergoeding
Krijg je waarschijnlijk kilometervergoeding van je nieuwe afnemer? Goed bezig! Die kan hier gemakkelijk invoeren en komen duidelijk op de offerte te staan. Als je offerte helemaal compleet is kan je deze exporteren of direct versturen naar je klant.
Eventueel kan je voor je wat bestanden toevoegen, en zie daar, je offerte is klaar.
Toch liever een factuur versturen? Lees hier hoe dat werkt.