Elke zzp’er heeft ermee te maken, de periodieke btw-aangifte. In dit artikel gaan we de meest gestelde vragen over het doen van btw-aangifte behandelen. Waar lopen zzp’ers tegenaan en waar houd je rekening mee? Je leest het in dit artikel!

1. Welke belastingen als zzp'er?
2. Wat is het verschil tussen btw en omzetbelasting?
3. Wat als ik mijn btw-aangifte niet op tijd indien of niet op tijd betaal?
4. Wat is een btw tijdvak?
5. Waarom moet ik als zzp’er belastingaangifte doen?
6. Voor het eerst btw-aangifte doen
7. Hoe houd ik mijn btw administratie bij?
8. Welke btw percentage moet ik factureren?
9. Voorbelasting
10. Hoe herstel ik een eerdere btw-aangifte?
11. Kleineondernemersregeling
12. Voorbeeld btw aangifte

Welke belastingen als zzp’er?

Als zzp’er heb je te maken met een aantal verplichtingen en belasting aangiften en afdrachten. Btw of omzetbelasting is misschien wel de bekendste vorm omdat deze meestal frequenter moet worden afgedragen en daardoor bij veel zzp’ers de meeste impact heeft. Naast btw hebben zzp’ers te maken met inkomstenbelasting welke doorgaans eenmaal per jaar plaatsvindt. De inkomstenbelasting wijkt voor zzp’ers niet af van de bekende IB aangifte die veel particulieren jaarlijks moeten doen. Een IB aangifte voor zzp’ers is veelal echter wel diepgaander en iets complexer omdat de zakelijke cijfers moeten worden opgegeven.

Wat is het verschil tussen btw en omzetbelasting?

Er is geen verschil tussen btw en omzetbelasting. Het betreft twee synoniemen die vaak door elkaar worden gebruikt. Btw staat voor belasting over de toegevoegde waarde en is eigenlijk een betere benaming dan omzetbelasting. Laatstgenoemde lijkt namelijk te beperken tot het moeten betalen van belasting over je omzet. Dit is deels waar, want de btw over inkopen wordt in mindering gebracht.

Wat als ik mijn btw-aangifte niet op tijd indien of niet op tijd betaal?

Je bent verplicht je btw-aangifte tijdig in te dienen en te betalen. Doe je dit niet, dan ben je in verzuim. Je hebt een volle kalendermaand de tijd om na een tijdvak je aangifte in te dienen en te betalen. Als voorbeeld, je doet je btw-aangifte per kwartaal. Je zal de aangifte en betaling over het eerste kwartaal vóór 1 mei moeten doen. Let op, de betaling moet dan bij de Belastingdienst ontvangen zijn. Ondanks de ontwikkelingen op banktransacties (instant payments), is nog niet al het betaalverkeer realtime en moet je rekening houden met het feit dat een transactie doorgaans een dag kan duren. In verband met weekenden en eventuele feestdagen is het verstandig je aangifte en betaling meerdere werkdagen voor de deadline te verzorgen.

Wat zijn de consequenties?

In de basis geldt een coulancetermijn. Dit is een termijn van 7 kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. Betaal je binnen die termijn? Dan wordt gekeken of je de vorige aangifte op tijd volledig hebt betaald. Zo ja, dan blijft het bij een verzuimmededeling maar betaal je geen betaalverzuimboete.

In de volgende situaties betaal je 3% over het te laat betaalde btw bedrag met een minimum van 50 euro en een maximum van 5.514 euro:

• Je betaalt volledig binnen de coulancetermijn, maar hebt de vorige aangifte omzetbelasting niet tijdig ingediend of volledig betaald;
• Je hebt niet (volledig) betaald binnen de coulancetermijn.

De bekende blauwe Belastingdienst-envelop

Ik heb te weinig btw betaald

Ook als je te weinig hebt betaald, ben je in verzuim. Dezelfde regels gelden dan als hierboven omschreven, waarbij het 'nog te betalen bedrag' wordt aangehouden voor het eventuele boetebedrag.

Per ongeluk te veel betaald? Ook dit kan per abuis gebeuren, je zal niet de eerste en zeker niet de laatste zijn. In dat geval zal de Belastingdienst het te veel betaalde bedrag netjes aan je terugstorten op het bankrekeningnummer dat bij hen bekend is.

Zijn er uitstel of coulancemogelijkheen?

In enkele uitzonderlijke situaties, waarbij een ernstige calamiteit van toepassing is, kan bij de Belastingdienst uitstel worden aangevraagd. Een van die situaties was bijvoorbeeld het coronavirus, waarbij zzp'ers en andere ondernemers de mogelijkheid werd geboden via een online kanaal uitstel aan te vragen. Deze mogelijkheid is niet standaard en kan doorgaans uitsluitend schriftelijk worden ingediend bij jouw belastingkantoor.

Wat is een btw tijdvak?

Na inschrijving bij de KvK ontvangt elke ondernemer een brief van de Belastingdienst. Je hoeft zelf geen inschrijving bij de Belastingdienst te verzorgen, zij worden namelijk rechtstreeks door de Kamer van Koophandel op de hoogte gebracht. De Belastingdienst zal schriftelijk je Btw-ID toezenden alsook het aangiftetijdvak. Dit tijdvak geeft weer in welke frequentie je btw-aangifte zal moeten doen. Waarschijnlijk zal dit per kwartaal zijn.

Soms is het wenselijk, of verplicht de Belastingdienst je ertoe, de btw-aangifte per maand of per jaar te verzorgen. Wil je wijzigen van tijdvak, dan zal je zelf een verzoek middels een brief bij de Belastingdienst moeten indienen. Je ontvangt schriftelijk bericht retour.

Voor het doen van de aangifte op jaarbasis zijn enkele voorwaarden gesteld:

• Je betaalt minder dan 1.883 btw per jaar
• Er is geen vergunning artikel 23 van toepassing
• Je bent een natuurlijk persoon (eenmanszaak) of een combinatie van meerdere natuurlijke personen (zoals een maatschap / vof)
• Je hebt per jaar minder dan 10.000,- omzet aan elk van: intracommunautaire leveringen, diensten of wervingen.

Tijdvak	Aangifte moet binnen zijn op
1e kwartaal	30 april
2e kwartaal	31 juli
3e kwartaal	31 oktober
4e kwartaal	31 januari

De tijdvakken voor het doen van kwartaalaangiften

Waarom moet ik als zzp’er belastingaangifte doen?

Elke ondernemer moet omzetbelasting betalen over de diensten/producten die je namens je bedrijf verkoopt. Met het indienen van de aangifte geef je cijfers over een tijdvak aan. Denk aan omzetcijfers en af te dragen en te vorderen btw.

*Video van RTL Z over belastingaangifte doen. Waarom moet jij belastingaangifte doen en waar let je op?*

Voor het eerst btw-aangifte doen

Je bent onlangs als zzp'er gestart en je moet je eerste btw-aangifte doen? Op de zakelijke omgeving van de Belastingdienst log je in via DigiD. Zodra je bent ingelogd, zie je welke aangiften je open hebt staan en nog moet indienen. Klik de betreffende aangifte aan en je wordt door een vijftal stappen begeleid. Meer weten over zelf btw-aangifte doen, kijk dan eens hier.

Inloggen bij de Belastingdienst werkt eenvoudig via DigiD

Hoeveel tijd kost een btw-aangifte?

Een btw-aangifte hoeft nauwelijks tijd te kosten. De data is al gedurende het tijdvak berekend, het is bijna een "druk op de knop" of het overnemen van een aantal cijfers. Mits goed voorbereid kan een btw-aangifte geregeld zijn in enkele minuten. De transactie kost je wellicht nog de meeste tijd ;) Natuurlijk is het als starter de eerste keer even zoeken. Maar een softwareproduct dat een btw-aangifte rapport produceert heeft alle berekeningen al voor je klaarstaan.

Hoeveel btw moet ik betalen?

Het bedrag dat je moet afdragen (of terugkrijgt) hangt niet alleen af van je omzet. De btw van kosten kunnen worden teruggevorderd. Trek deze twee getallen van elkaar af en dit is de te betalen of te ontvangen btw.

Een voorbeeld. Je verstuurt naar je Nederlandse klant een factuur voor het ontwikkelen van een marketingplan. Het totaalbedrag van je factuur bedraag 900,- exclusief 21% btw. De daarop toegepaste btw bedraag dan 189 euro (21% van 900). Dit bedrag dien je af te dragen aan de Belastingdienst. Gedurende dit tijdvak heb je bovendien kosten gemaakt. De kosten lopen op tot 150,- exclusief 21% btw. Je kan 31,50 euro aan btw terugvorderen. We noemen dit je voorbelasting.

Kortom, je moet in dit voorbeeld 189,- euro afdragen en krijgt 31,50 terug. Onder de streep ben je dus 157,50 euro aan de Belastingdienst verschuldigd.

Deze basis is een klein voorbeeld, in de praktijk kan een btw-aangifte natuurlijk iets complexer zijn. Denk aan verschillende btw-tarieven of de eventuele Kleine Ondernemersregeling, waarover later in dit artikel meer.

Maak gratis gebruik van onze facturatie tool, kijk hier.

Heb ik een boekhouder nodig voor mijn btw-aangifte?

Het doen van btw aangifte kan je zelf, in principe is hier geen boekhouder voor nodig. Wel zijn er een aantal redenen te noemen waarom het verstandig is een periodieke controle te laten uitvoeren door een boekhouder. Vaak wordt een boekhouder jaarlijks betrokken bij de zzp administratie, zeker omdat het doen van inkomstenbelasting en het opmaken van een jaarverslag de nodige kennis vereist. Daarbij zal hij/zij de nodige checks en eventuele correcties toepassen op je btw-aangiften.

Waarom zou ik zelf btw-aangifte doen?

Je kan leuk besparen op boekhoudkosten als je zelf je btw-aangifte doet. Goede boekhoudsoftware zorgt feitelijk al voor een juiste btw administratie. Naast deze besparing behoud je de controle en het overzicht over je cijfers en omzetten, evenals de feeling met je eigen bedrijfsadministratie.

De fijne kneepjes, denk daarbij aan de administratie voor het urencriterium en eventuele investeringen / afschrijvingen, zijn opvolgende items die zzp'ers vaak lastig vinden. Vaak komt daar een boekhouder bij kijken. Maar zelfs dat is niet nodig als je software gebruikt die jou volledig ontlast. Met die gedachte is Vixum speciaal voor zzp'ers ontwikkeld, vanuit je agenda - je werkt als dienstverlenende zzp'er immers waarschijnlijk al via je agenda - beheer je je complete bedrijfsadministratie zonder kennis nodig te hebben over boekhouding :)

Hoe houd ik mijn btw administratie bij?

Met de juiste software is het eenvoudig en nauwelijks belastend om je btw administratie bij te houden. Alle zzp'ers weten natuurlijk dat je verplichtingen hebt en het is een kwestie van aanwenning om je bonnetjes in te boeken en je werktijden en kilometers bij te houden. Je btw administratie is een logisch gevolg op de invoer van je inkoopbonnetjes. Er even vanuitgaande dat je facturatie via hetzelfde systeem verloopt, is het eigenlijk een peuleschil! Btw administratie bijhouden is dus helemaal niet moeilijk, hooguit is een kleine consequentie van belang. Om je daarbij te stimuleren zijn er veel mooie tools online te vinden. Vixum is volledig toegepitst op de dienstverlenende zzp'ers waar je agenda het uitgangspunt is. Je houd je agenda bij en vanuit die agenda factureer je de klant en tevens boek je in een handomdraai je inkopen weg. Je btw-aangifte staat voor je klaar en is vanuit Vixum te raadplegen. Kwestie van kopieren en plakken en je btw-aangifte is geregeld!

Welk btw percentage moet ik factureren?

In Nederland kennen we het lage btw percentage van 9% en het hoge btw percentage van 21%. Soms is vrijstelling van btw van toepassing. De Belastingdienst heeft een mooie pagina gemaakt waar overzichtelijk wordt getoond welke percentage(s) voor jou van toepassing is of zijn. Ga naar Tarieven en vrijstellingen om het overzicht te raadplegen.

In de basis is het belangrijk eventuele verkopen en inkopen van/naar buitenland goed afzonderlijk bij te houden. Soms is een ander btw-tarief van toepassing, maar buitenlands aan- of verkopen zullen sowieso apart gecategoriseerd worden bij het indienen van je btw-aangifte. Een goed softwarepakket doet dit automatisch voor je, zodat je hier geen rekening mee hoeft te houden.

Voorbelasting

Voorbelasting is het btw bedrag dat je hebt "voor"geschoten. Oftewel, het bedrag dat je mag terugvorderen door het in mindering te brengen op het btw bedrag dat je dient af te dragen.

Welke btw is aftrekbaar?

Aftrekken als voorbelasting betekent dat je de btw die toegepast is op inkoopfacturen van leveranciers, in mindering brengt op de af te dragen btw. Stel dat je 300,- aan btw moet afdragen omdat je 300,- aan btw naar je klanten hebt gefactureerd. Daar tegenover heb je 100,- aan btw betaald aan leveranciers. Dat bedrag heb je feitelijk 'voorgeschoten' (vandaar 'voorbelasting') en mag je in mindering brengen op het te betalen btw bedrag van 300 euro.

In de basis zijn alle afgedragen btw bedragen aan leveranciers aftrekbaar voor de omzetbelasting. In een aantal situaties zijn er uitzonderingen op de regel:

1. Diefstal. Als er goederen zijn gestolen heb je geen btw betaald, maar mag je die wel afschrijven. Over gestolen kasgeld moet je echter wel btw afdragen omdat dit tot je omzet behoort.
2. Uitgaven in de horeca. De btw is niet altijd aftrekbaar. Namelijk wanneer het eten of drinken wordt genuttigd in horecagelegenheden of wanneer een cateraar het eten en drinken verzorgt in een ruimte die speciaal daarvoor is ingericht (denk aan een partytent of afgehuurde ruimte). Ook kan privegebruik van toepassing zijn waardoor de btw niet altijd aftrekbaar is.

Hoe herstel ik een eerdere btw-aangifte?

Het kan nog wel eens voorkomen dat je een eerder ingediende aangifte moet wijzigen of aanvullen. Daarvoor is het formulier Suppletie omzetbelasting beschikbaar. Je vindt deze bij Overige formulieren in de omgeving van de Belastingdienst.

Kleineondernemersregeling

De Kleineondernemersregeling is een btw-vrijstelling voor kleine ondernemers. Met ingang van januari 2020 is de Kleineondernemersregelging (ook wel KOR) veranderd. Het is mogelijk om voor vrijstelling van btw te kiezen wanneer je minder dan 20.000,- aan jaaromzet hebt. De KOR is - zoals vaak onterecht wordt gedacht - niet alleen voor zzp'ers (eenmanszaken), maar ook voor rechtspersonen zoals stichtingen, verenigingen en zelfs bv's.

*Video waarin de Belastingdienst vertelt over de Kleineondernemersregeling*

In de praktijk betekent de KOR dat je geen btw meer naar je klanten doorberekent. Je verkoopfacturen bevatten dus geen btw. Ook betekent dit dat je geen btw kan terugvragen over kosten en investeringen. Je hoeft geen btw-aangifte meer te doen.

Een paar handige weetjes in combinatie met de KOR:

• Het aanmelden voor de KOR duurt doorgaans vier weken en kan via een online aanmeldformulier.
• De KOR is vervolgens van toepassing in het eerstvolgende tijdvak. Verstandig dus om je minimaal vier weken voor de ingangsdatum van het volgende tijdvak aan te melden.
• Ben je eenmaal aangemeld voor de KOR, kan je pas na drie jaar weer afmelden.
• De KOR is in niet alle situaties aantrekkelijk, lees je vooraf goed in en bekijk deze overwegingen.
• Ben je aangemeld voor de KOR en blijkt dat je toch meer omzet hebt dan de gestelde limiet? Dan zal dit met terugwerkende kracht verrekend moeten worden. Maak dus een zorgvuldige schatting van je omzet.

Voorbeeld btw-aangifte voor zzp

Hieronder tref je een overzicht van een btw-aangifteformulier. Deze is altijd hetzelfde, voor elke onderneming en bedrijfsvorm. Voor de meeste zzp'ers die (voornamelijk) in Nederland zakendoen, is het meerendeel niet van toepassing. We doorlopen hieronder de belangrijkste onderdelen van een btw aangifte formulier.

Prestaties binnenland

Voornamelijk zal categorie 1 van toepassing zijn voor veel zzp'ers. Het onderdeel voor de binnenlandse prestaties geeft de leveringen van diensten en producten aan. Je vult hier zowel de omzet als de omzetbelasting in. Vooral 1a is eigenlijk altijd van toepassing.

De categorieën 2 tot en met 4 zijn niet altijd van belang en uitsluitend voor prestaties van/naar buitenland. Let op dat hierdoor mogelijk een aanvullende ICP aangifteformulier moet worden ingediend. ICP staat voor intracommunautaire prestaties en omvat leveringen voor klanten die in andere EU-landen btw-aangifte moeten doen. Oftewel, leveringen aan bedrijven in andere EU-landen.

Voorbelasting, KOR en schatting

Bij categorie 5 vul je de voorbelasting in die je in mindering mag brengen op de te betalen btw. De overige velden zijn meestal niet van toepassing. 5a en 5c worden automatisch ingevuld. Het te betalen of te vorderen btw bedrag wordt berekend. Zorg dat je de aangifte goed afsluit en accordeert.

Tips voor je btw-aangifte

Om je btw-aangifte en btw administratie goed op peil te houden delen we je enkele tips:

• Gebruik een goede administratietool. Probeer Vixum gratis uit om te kijken of dit in jouw workflow past. Het voorkomt veel nachtelijke uurtjes je administratie met terugwerkende kracht op orde brengen, daar zit je niet op te wachten!
• Veel zzp'ers hebben geen losse zakelijke bankrekening. Het is niet verplicht, maar wel zo prettig voor je zzp administratie. Je behoud meer overzicht en hoeft de prive aankopen / transacties niet te verwerken.
• Zet het in je agenda! Voor de doorgewinterde ondernemer zit het doen van aangiften wel in het ritme, maar doorgaans wordt een btw aangifte per abuis zomaar vergeten.
• Blijf consequent je administratie bijhouden. Als je bijvoorbeeld elke week je bonnetjes verzamelt en alles bijwerkt, kost dit je slechts weinig tijd. Beter dan avonden op rij je administratie met terugwerkende kracht doorvoeren ;)
• Maak een foto van je bonnetjes, of - nog beter - upload ze direct naar Vixum. Later koppel je ze aan de juiste categorie om ze in je administratie te verwerken. Maar zo zie je niets over het hoofd en hoef je niet je auto ondersteboven te halen voor dat ene tankbonnetje. Bekijk hoe eenvoudig Vixum werkt.