Je wil beginnen als zzp'er. Te gek dat je na lang wikken en wegen toch de knoop hebt doorgehakt om het leven in loondienst voorgoed achter te laten en start als zzp'er. Je bent al bij de Kamer van Koophandel geweest en hoeft je dus geen zorgen meer te maken over de juiste rechtsvorm, of een passende bedrijfsnaam, lekker! Met je vakkennis zit het wel goed en ook met het netwerk om aan mooie klanten en opdrachten te komen is niks aan de hand, Beginnen als zzp'er, hoe dan? In dit artikel leggen we het je uit!

Starten als zzp'er!

Het euforische gevoel van “zelfstandig ondernemer met een eigen bedrijf” begint toch iets anders aan te voelen ineens. Een hoop ‘uitdagingen’ verschijnen op je pad en alle staff- en supportfuncties waar je voorheen een beroep op kon doen toen je nog in loondienst was zijn er ineens niet meer. Hierdoor word je geconfronteerd met verplichtingen, taken en werkzaamheden die je bovendien nog nooit hebt gedaan. Ineens moet er een administratie gevoerd worden, moet je btw-aangifte doen, word je inkomstenbelastingaangifte een stuk complexer en realiseer je je dat er ook eens naar de verzekeringen voor ondernemers gekeken moet worden. Kortom: je financiële plaatje ziet er een stuk complexer uit dan 1 loonstrook per maand. Hoewel er veel op je af gaat komen en een aantal zaken ook zeker complexer zal worden, kan je met een beetje hulp al heel ver zelf komen. Wij helpen je graag op weg met een aantal praktische zaken waar iedereen (zeker in het begin) mee te maken krijgt, die maar lang niet voor iedereen bekend zijn. In dit artikel geven we je de benodigde achtergrond informatie, handige tips en praktijkgerichte handvatten om effectief te ondernemen vanuit een eenmanszaak. De volgende onderwerpen zullen we stap voor stap met jou doorlopen zodat je gerust kan beginnen als zzp'er.

• De administratie bijhouden – Do’s en Don’ts
• Factureren – Waar moet je op letten?

Wil je meer lezen? Download hier gratis ons e-book: Voor jezelf begonnen, en nu?

De administratie bijhouden – Do’s en Don’ts

De verplichtingen ten aanzien van het voeren van administratie is bij Nederlandse wet beperkt geregeld. Iedereen die een bedrijf heeft of een zelfstandig beroep uitoefent (ondernemer) is verplicht: ‘zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend (Burgerlijk Wetboek Boek 3, artikel 15i).’

Boekhouden, snap je? ;-)

Nee? We leggen het uit hieronder verder uit, maar in de basis komt het er op neer dat iedereen die een eigen onderneming heeft (eenmanszaak) of als zzp’er aan de slag is verplicht is om relevante bedrijfsdocumenten te bewaren. Hieronder vallen onder andere:

• Contracten
• Overeenkomsten
• In- en verkoopfacturen

In veel gevallen gaat het om een bewaartermijn van 7 jaar. Tenzij er natuurlijk sprake is van documenten die ook na deze periode nog van toepassing zijn.

Daarnaast wordt verwacht dat de ondernemer inzicht heeft (en geeft indien noodzakelijk) in zijn schulden en vorderingen zodat hij of zij weet wat er nog betaald moet worden en hoeveel geld er nog binnen gaat komen.

Maar wat betekent dit nu concreet en hoe vul je dit in?

De wijze van het voeren van een administratie staat vrij, mits er dus het inzicht is in vorderingen en verplichtingen en alles netjes bewaard wordt. De wijze van administreren kan dus per ondernemer verschillen en hangt ook samen met de omvang (en complexiteit) van de verkochte diensten/producten.

Je kan je voorstellen dat een ondernemer die handelt in het buitenland een complexere administratie heeft te voeren door internationale in- en verkopen, het regelen, vergoeden en in rekening brengen van transport en het betalen van buitenlandse belastingen, dan een zzp’er die zorg aanbiedt in zijn of haar woonplaats tegen een vast uurtarief en zelf weinig kosten maakt.

Onze tip: gebruik alleen een boekhoudprogramma indien noodzakelijk! Dit is namelijk niet verplicht, maar maakt het in sommige gevallen wel een stuk makkelijker. Weten in welke situatie je echt niet zonder kan? Wij zetten het hieronder drie situaties op een rijtje:

Administratie zonder boekhoudprogramma

Ben je bijvoorbeeld zzp’er en werk je veel voor een klein aantal vaste opdrachtgevers of heb je een vaste baan maar vind je het wel leuk om af en toe een klant te helpen? Dan kun je wellicht prima vooruit met een ouderwets kasboekje of bijvoorbeeld Microsoft Excel. Worden je activiteiten of transacties meer, dan kun je je administratie ook (laten) voeren via een boekhoudprogramma. Deze programma’s helpen je om je in- en verkoopfacturen gestructureerd te registreren. In de markt zijn veel verschillende aanbieders van boekhoudprogramma’s actief. Let dus goed op welke zaken jij hierin belangrijk vindt. Enkele tips:

Ga voor jezelf na of je een mobiele toepassing noodzakelijk vindt, bijvoorbeeld het fotograferen van bonnetjes en deze meteen in je administratie kunnen zetten, Als je dienstverlenende zzp’er bent en je werkt voor een uurtarief, ga dan na of je op een efficiënte manier je uren kan vastleggen en deze ook eenvoudig kunt factureren, Geeft het boekhoudprogramma dat je op het oog hebt je voldoende inzicht in de zaken die jij belangrijk vindt?

Enkele tips als je niet met boekhoudprogramma’s werkt maar met een kasboekje of een Excel document:

Nummer je verkoopfacturen doorlopend en zorg dat deze nummers uniek blijven, Het zelfde geldt voor inkoopfacturen, als je een bonnetje hebt ontvangen geef deze een (uniek) volgnummer. Sla deze ook in de volgorde van het nummer op (dit kan zowel in fysieke als digitale vorm). Geef op of bij je inkoop- en verkoopfacturen aan of deze respectievelijk betaald of het geld inmiddels ontvangen is en op welke datum dit is gebeurd. Klinkt als een open deur maar: sla je administratie op per jaargang.

Als zzp'er administratie voeren in een boekhoudprogramma

Indien je zelf de administratie in een boekhoudprogramma wilt gaan voeren, kijk dan goed of de opties van een boekhoudprogramma goed aansluiten op jouw bedrijfsactiviteiten. Verkoop je bijvoorbeeld producten die opslag nodig hebben? Dan is het verstandig om een programma te gebruiken waarin je goed je voorraad kan bijhouden. Werk je als zzp’er bijvoorbeeld in de zorg, IT of zakelijke dienstverlening? En werk je dus veel op basis van uren? Dan kan het je weer veel dubbel werk schelen als je meteen je uren in het boekhoudprogramma kan bijhouden. Aanbieders van boekhoudpakketten maken hun programmatuur steeds eenvoudiger zodat ook ondernemers zonder boekhoudkennis deze kunnen gebruiken.

Probeer Vixum hier gratis uit of vergelijk hier andere boekhoudprogramma's.

Uitbesteden van een administratie

Uiteraard kun je administratie ook uitbesteden aan een boekhouder, bepaal dan in overleg met je accountant wat je zelf doet aan je administratie (bijvoorbeeld het nummeren van bonnetjes) en wat je de administrateur laat doen. Ook beschikken zij vaak over eigen licenties van boekhoudprogramma’s. Indien je je administratie uitbesteed, schaf in dit geval dan ook niet zomaar een boekhoudprogramma aan, vaak heeft je boekhouder een boekhoudprogramma beschikbaar of een voorkeur voor een bepaalde leverancier. Wanneer besteed je nou je administratie uit? Dat is lastig te zeggen, veel ondernemers die net gestart zijn vinden het prettig om bijvoorbeeld het eerste jaar nog een boekhouder mee te laten kijken met het voeren van de administratie. Zeker wanneer je administratie terugkerende elementen en variabelen heeft (zelfde soort verkopen en inkoopkosten, geen personeel) hebben wij er alle vertrouwen in dat je na verloop van tijd prima zelf je administratie bij kan houden en zelfs je btw aangifte zelf kan doen! Ben je wat internationaler ingesteld, dan kan de complexiteit snel toenemen. Op dat moment kan het al snel interessant worden om een accountant of boekhouder om advies te vragen.

Of je wel of niet je administratie wilt uitbesteden hangt dus samen met complexiteit van je onderneming en natuurlijk ook met de zin (of geen zin) jezelf bezig te houden met het voeren van administratie.

Factureren als zzp'er

Heb je je diensten of goederen geleverd aan je klanten, dan mag er natuurlijk ook een factuur uit. Daar doe je het immers allemaal voor! Een verkoopfactuur heeft alleen wel een aantal elementen die wettelijk verplicht zijn. Denk hierbij onder meer aan:

• Je naam (van de onderneming) en die van je afnemer en beide adressen,
• Je BTW nummer,
• Je KvK nummer,
• De datum,
• (opvolgend) factuurnummer,
• Het bedrag van de dienst of het goed geleverd met apart benoemd het van toepassing zijnde btw tarief en het btw bedrag.

Op de site van de Belastingdienst vind je eenvoudig een overzicht van alle factuurvereisten, zodat je altijd een factuur verstuurt die hieraan voldoet.

Zoals door de belastingdienst wordt aangegeven dient een factuur een ‘opvolgend nummer’ te hebben. Maar hoe ziet dit er nu uit? Een opvolgend nummer kan heel eenvoudig worden toegepast als eerste factuur nummer 1, tweede factuur nummer 2 etc. Om te voorkomen dat er ellenlange reeksen ontstaan kan er aan het nummer ook nog een jaartal worden toegevoegd, zo kun je ieder jaar opnieuw beginnen het volgnummer en zie je eenvoudig op welk jaar bepaalde facturen betrekking hebben (ook handig voor je inkomstenbelasting aangifte of als je bijvoorbeeld vragen krijgt over een factuur). Factuurnummers met het jaartal zouden er als volgt uit kunnen zien: 201901,
201902,
201903,
etc. Mocht je met een aantal opdrachtgevers werken, dan kan het ook handig zijn het klantnummer in het factuurnummer te verwerken. Heb je bijvoorbeeld in 2019 voor klant 2, factuurnummer 3 gemaakt dan zou dit het factuurnummer zijn: 20190203. De keus voor het toepassen van een structuur in factuurnummers staat vrij. Echter, moet er dus wel een opvolging in zitten. Dan heb je gefactureerd en wacht je op je geld… en je wacht…. en wacht… Wat nu?

P.s. Wil je gebruik maken van een gratis facturatie tool? Kijk dat eens hier.

Herinneringen en aanmaningen

Je hoop natuurlijk niet dat je ermee te maken krijgt, maar op het moment dat je afgesproken betalingstermijn op je factuur is verstreken kun je natuurlijk blijven wachten en wachten maar je kan ook een betalingsherinnering sturen. Misschien is je klant de factuur vergeten, kwijtgeraakt of is deze niet goed geadministreerd. Een betalingsherinnering kan een (vriendelijke) manier zijn om je klant te attenderen op een openstaande factuur. Tip: spreek bij het aangaan van je opdracht en werkzaamheden duidelijk met je opdrachtgever af welke betalingstermijn gehanteerd wordt, dit scheelt achteraf discussie en frustratie. Na een eerste herinnering kan nog een tweede herinnering gestuurd worden voordat een ingebrekestelling (ook wel aanmaning genoemd) aangetekend naar je klant gestuurd kan worden. Een tweede herinnering is echter niet verplicht. Een ingebrekestelling is relevant mocht je je factuur op een later moment over willen dragen aan een incassobureau. Indien een ingebrekestelling niet is verstuurd, kunnen er niet (direct) incassokosten in rekening worden gebracht. Realiseer je wel dat een ingebrekestelling of het inschakelen van een incassobureau van (negatieve) invloed kan zijn op de relatie met je klant. Om voor jezelf een duidelijke structuur te behouden, zorg dan dat je consequent bent in het versturen van herinneringen. Denk dus niet, het komt wel, laat de herinnering maar even gaan. Uiteindelijk wil je natuurlijk je geld ontvangen!

Mocht je een incassobureau in willen schakelen om je facturen te innen, informeer dan goed met welke partij je wel of geen zaken wilt doen. Het incasso keurmerk kan een goede indicatie zijn of je niet met malafide incassobureaus te maken hebt (bron: nvi.nl)