Als zzp’er is boekhouding en administratie meestal niet iets waar je naar uitkijkt. Zeker als startende zzp’er is het moeilijk om door de bomen het bos te zien. We laten je in dit uitgebreide artikel kennismaken met de belangrijkste aspecten van zzp administratie en vooral hoe je het zo eenvoudig mogelijk kan maken voor jezelf doormiddel van de juiste online boekhoudsoftware.

Zzp administratie

Als je als ondernemer aan de slag gaat ben je verplicht om je boekhouding op orde te hebben en houden. Jij bent daar als eigenaar, van bijvoorbeeld een eenmanszaak, zelf voor verantwoordelijk. De Belastingdienst heeft het verplicht gesteld dat jij inzicht moet kunnen tonen in wat je verdiensten en wat je kosten zijn. Als zzp kan je ervoor kiezen om je administratie uit te besteden, maar je kan het natuurlijk ook zelf doen. Wij denken dat je met beperkte kennis en weinig moeite best zelf je administratie kan bijhouden. Je hoeft zelf geen boekhouder of accountant te zijn om een goede administratie bij te houden.

Het zelf bijhouden van je administratie heeft verschillende voordelen. Zo heb je altijd zelf inzicht in je boekhouding. Daarnaast bespaar je aanzienlijk op kosten voor een accountant of boekhouder.

Boekhoudsoftware

Het zelf bijhouden van je zzp-administratie eigenlijk best eenvoudig, helemaal als je gebruik maakt van de juiste boekhoudsoftware. Zodra je als zzp’er zelf aan de slag gaat met je boekhouding is het een goed plan om dit te doen doormiddel van geschikte boekhoudsoftware.

Tegenwoordig is er veel keuze tussen verschillende boekhoud-apps, administratiepakketten en administratie software voor zzp’ers. De meeste zijn gericht op gebruiksgemak en zullen jou als zzp’er veel tijd en geld kunnen besparen. Een ander voordeel van het huidige aanbod is dat nagenoeg alle pakketten en software online gebruikt worden. Zo kan je altijd en overal bij je administratie.

De juiste boekhoudsoftware voor zzp’ers

Zodra je de keuze hebt gemaakt om zelf je administratie bij te gaan houden kan je opzoek gaan naar de juiste administratiesoftware voor jou. In dit artikel gaan ervan uit dat je zzp’er bent in een van de vier volgende branches.

• Zzp’ers in de bouw
• Zzp’ers in de zorg
• Freelancers in de zakelijke dienstverlening
• Freelancer in het onderwijs.

Online boekhouden, de functionaliteiten

Vervolgens gaan we in op de belangrijkste functies en eigenschappen die jij als zzp’er zeker nodig hebt om jou het leven makkelijker te maken.

• Offertes en facturen maken
• Planning en projecten
• CRM-systeem voor zzp’ers
• Inkopen verwerken en bonnetjes scannen
• BTW-aangifte
• Financiële inzichten

Offertes en facturen maken

Als zzp’er wil je natuurlijk omzet maken en geld verdienen. Aan nieuwe klanten wil je daarom mooie en overzichtelijke offertes verzenden zodat jij de opdracht krijgt. Aan het einde van de opdracht ga een een duidelijke en aantrekkelijke factuur verzenden waar jouw bedrijfslogo op staat en die voldoet aan alle wettelijke eisen. Een goede factuur gaat er voor zorgen dat je opdrachtgevers je sneller zullen betalen. Meer weten, lees hier ons blog over facturatie.

Gratis en professioneel factureren? Gebruik de Vixum. Factuur Tool.

Planning en projecten

Zodra je een opdracht hebt gekregen ga je uren inplannen. Dit is een onderdeel waar veel boekhoudsoftware te kort schieten. Op het moment dat je akkoord krijgt op een offerte stopt je werk in de boekhoudsoftware. In zzp software zoals Vixum gaat we een stap verder. In Vixum kan je je gehele opdracht inplannen en beheren. Zo heb je veel meer overzicht in je werkzaamheden en kan je efficiënter en effectiever te werk gaan. Een ander voordeel van een goede projectmanagement tool voor zzp’ers zoals die in Vixum zit, is dat het naadloos aansluit op je financiële administratie. Van offerte naar opdracht en planning tot de factuur en je belastingaangifte, alles heeft te maken met jou opdrachten en je werkzaamheden, dus dat hebben we allemaal geïmplementeerd in een tool.

CRM-systeem voor zzp’ers

Als zzp’er zal je in de loop van de jaren waarschijnlijk voor vele opdrachtgevers aan de slag gaan. Deze gegevens wil je goed managen en beheren. Daarom een een goed CRM-systeem ook voor zzp’er cruciaal. Alle gegevens van al je opdrachtgevers, opdrachtnemers en leveranciers centraal verzameld en eenvoudig te koppelen aan opdrachten, projecten, offertes en facturen.

Inkopen verwerken en bonnetjes scannen

Of je nou zakelijk een nieuwe laptop hebt gekocht of een zakelijke lunch hebt betaald. Je wil alle kosten overzichtelijk verwerken in je administratie. Een bonnetjes fotograferen en deze direct inboeken is in dit geval ideaal. Denk er ook aan dat je bonnetjes met zowel privé als zakelijke kosten moet kunnen in boeken in je administratie. Zo kan je alles foutloos verwerken en ontstaan er geen onduidelijkheden in je zzp administratie.

BTW-aangifte

Uiteraard wil je snel en eenvoudig je BTW-aangifte doen als zzp’er zijnde. Je wil daarom van een administratieprogramma gebruik maken waar de BTW-aangifte functie al in gebouwd in zit. Wanneer je Vixum gebruikt is de BTW-aangifte een logisch gevolg van al je werkzaamheden, zodra je als zzp’er je aangifte wil gaan doen, per maand, per kwartaal of per jaar. Neem je heel eenvoudig alle velden over in het systeem van de Belastingdienst en je aangifte is klaar. Makkelijker kan eigenlijk niet. Wil je meer weten of BTW-aangifte doen lees hier ons blog over BTW-aangifte en hier over het invullen van het BTW-aangifteformulier.

Financiële inzichten

Tijdens al je werkzaamheden is het natuurlijk fijn om inzicht te hebben in je al financiële zaken, “wat zijn mijn kosten?” “Hoeveel omzet heb ik gemaakt?” En vooral, “hoeveel omzet moet ik nog maken om mijn doel te behalen?” Al deze inzichten met een klik op de knop, dat is waar goede zzp boekhoudsoftware jou als zzp’er in kan ondersteunen. Op deze manier kom je nooit voor verrassingen te staan en ben je baas van je eigen administratie. Met goede administratiesoftware heb jij helemaal geen boekhouder nodig om tot perfecte financiële inzichten te komen. Wij hebben Vixum gebouwd zodat jij als zzp’er je randzaken gemakkelijk op orde kan houden en je bezig kan houden met je core-business. Daarnaast geeft Vixum je inzichten en tools zodat jij daadwerkelijk kan groeien als zzp’ers. Meld je direct gratis aan voor Vixum en ervaar het gemak, de eenvoud en de inzichten die Vixum je kan geven voor 14 dagen gratis. Mocht je overtuigd zijn, dan kost Vixum je slecht €4,95 per maand. Vragen? Neem hier contact met ons op.