Volledige administratie vanuit je agenda

Gepubliceerd op 14-08-2020

Is het voor jou ook iedere keer weer een heel goede om in Word je facturen op te maken? En vervolgens alle bij te houden in Excel? Terwijl alle facturatie en administratie eigenlijk gewoon uit je agenda kan komen, automatisch? Bijvoorbeeld vanuit je Google Agenda, Outlook Agenda of vanuit je Microsoft365 account? Administreren en factureren vanuit je agenda, dat kan met Vixum.

Waarom administratie vanuit je agenda?

Als zzp’er ondernemer werk je hoogst waarschijnlijk met een planning. Hierin houd je bij wanneer je welke werkzaamheden voor welke klant uit gaat voeren. Wanneer je voornamelijk je diensten verkoopt is de agenda waarschijnlijk leidend in je werkzaamheden en je planning. Daarom hebben wij bij Vixum een compleet agenda gestuurde boekhoud-tool gemaakt. Hierdoor ben je niet meer met administratie en kan je je volledig richten op je core-business.

Vanuit onze gebruikers horen we ook dat het werken en automatisch boekhouden vanuit je agenda motiverend werkt. Een citaat van een van onze gebruikers: “Het is fijn om te zien dat ik weer een volle agenda heb de komende weken. Vooral facturabele uren. Dat komt zowel doordat ik minder tijd kwijt ben aan mijn boekhouden en meer aan acquisitie kan dan maar ook omdat ik mijn tijd dankzij Vixum beter kan indelen”. Een andere gebruiker voegt daar aan toe: “Dankzij Vixum ben ik niet meer het verleden aan het vastleggen, zoals je dat met een traditioneel boekhoudprogramma doet, maar ben je aan het werk met het oog op de toekomst. Volgens mij iets wat iedere ondernemer zou moeten willen.”

Offertes en opdrachten maken met Vixum

Uiteindelijke begint je administratie met een offerte, dus alle gegevens die je hier vastlegt worden in Vixum gebruikt als basis voor je administratie. Zodra je in Vixum een nieuwe offerte gaat maken, maakt het Vixum hier direct een conceptopdracht aan op de achtergrond. Op het moment dat je akkoord krijgt op je factuur kan je direct aan de slag. De verwachte uren kan je inplannen in je Vixum agenda, of in een agenda naar keuze. Denk hierbij aan Google Agenda, Microsoft Outlook, Office365 of Apple iCal. Wanneer je deze agenda gekoppeld hebt aan Vixum, kan je namelijk eenvoudig deze afspraken koppellen aan je nieuwe opdracht. Lees hier meer over het maken van een offerte.

Vervolgens kan je opdracht en projecten eenvoudige beheren. Inzicht in de gemaakte kosten, de gewerkte en de verwachte uren zodat je precies weet wat je te wachten staat. Zodra je uren gewerkt hebt kan je deze accorderen en factureren.

De Vixum agenda, de basis van je administratie

De agenda vormt de basis voor je administratie, zoals je hierboven hebt gelezen kan je de offertes waarop akkoord is gegeven door je klanten makkelijk inplannen in je agenda. De gewerkte uren accordeer je en factureer je wanneer jij wil aan je klant.

In de Vixum agenda kan je ook je interne uren bijhouden zodat je alles netjes bijhoudt in verband met de 1.225 urennorm. Het is van belang om dit goed bij te houden omdat je anders geen aanspraak kan maken op de zelfstandigenaftrek. Bij interne uren kan je denken aan uren die je bezig bent met acquisitie, marketing en bijscholing of studie.

Facturatie vanuit je agenda of een blanco factuur

Met Vixum kan je eenvoudig facturen. Het factureren vanuit de agenda hebben we al beschreven, dat kan erg eenvoudig en snel zodra je uren geaccordeerd zijn. Bekijk hier een korte video over facturen vanuit je agenda

Een losse of blanco factuur aanmaken is eigenlijk net zo makkelijk. Je kiest een klant of maakt een nieuwe klant aan en vult je factuurregels is en je factuur is klaar om te verzenden. De facturen die je maakt in Vixum voldoen aan alle wetten en regels waaraan een factuur moet voldoen. Het logo van je bedrijf komt mooi bovenaan de factuur te staan zodat deze er professioneel uitziet en helemaal voldoet aan je huisstijl. Een blanco factuur maken met Vixum.

Je favoriete agenda’s koppelen

Je favoriete eigen agenda kun je gemakkelijk koppellen met je Vixum agenda. Via een iCal koppeling staan al je afspraken automatisch in Vixum en kan je gemakkelijk factureren. Dus wil je liever geen andere agenda gaan gebruiken en toch je administratie automatiseren, dan koppel je Vixum gewoon aan Google Agenda, Apple Agenda, Office365 of andere agenda apps.

Kosten en inkopen verwerken

Alle kosten die je met je ondernemen maakt wil je foutloos vastleggen in je boekhouding. De facturen of bonnetjes hiervan upload je gemakkelijk in Vixum. Met een aantal klikken verwerk je deze snel in je administratie. Wanneer je bijvoorbeeld een laptop koopt kan je met Vixum hiervan ook de afschrijving op de juiste manier in de boekhouding verwerkt. Dit kan je allemaal doen zonder boekhoudkennis. Zo hoef je niet meer met een boekhouder of de welbekende schoenendoos vol met bonnetjes aan de slag.

Aangezien Vixum perfect werkt op je Android of iOS apparaat kan je altijd en overal je bonnetjes verwerken. Hierdoor verlies je nog meer bonnetjes, heb je je BTW-administratie gemakkelijk op orde en voldoe doormiddel van deze vastleggingen aan de verplichte bewaartermijn van zeven jaar.

BTW-aangiftes doen vanuit Vixum

Het doen van BTW-aangifte, of je dit nou per maand, per kwartaal of per jaar doet, altijd weer iets om tegenop te zien als zzp’er zijnde. Met Vixum hebben we ook geprobeerd om dit heel eenvoudig te maken. BTW-aangifte is een logisch gevolg van je sluitende boekhouding. Je inkopen en verkopen worden verwerkt, de juiste BTW-tarieven worden toegepast en alles is direct over te nemen in je BTW-aangifteformulier. Zo hoef je je geen zorgen meer te maken over je BTW-aangifte. Makkelijker en leuker kunnen we het eigenlijk niet maken.

Achtergrond van Vixum

Vixum is ontwikkeld om onze frustratie en die van zzp’ers uit onze omgeving op te lossen. Het eindeloos puzzelen en stressen door administratie is verleden tijd. We ervaarde dat een agenda voldoende is om tot een sluitende en complete boekhouding te komen. Onze ervaringen als accountants en softwareontwikkelaars hebben we gebundeld om tot de beste boekhoudsoftware ooit te komen. En volgens ons is dat gelukt. Ben je benieuwd? Probeer Vixum nu gratis 14-dagen uit.

Boekhouden met Vixum en groeien als startende ondernemer?

Start nu een proefversie en probeer het online boekhoudprogramma Vixum een maand gratis!

Ja, ik wil Vixum gratis proberen
Probeer gratis

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait.
Als je doorgaat met het gebruiken van deze website, gaan we er vanuit dat je ermee instemt.