Vijf simpele manieren om gemakkelijk je administratie op orde te houden.

Gepubliceerd op 22-09-2020

Ken jij zzp’ers die graag met hun administratie bezig zijn? Wij niet. Nou misschien zzp-boekhouders. Andere zullen boekhouding en administratie vooral zien als tijdsintensieve randzaken, rompslomp en gedoe. In dit artikel willen wij van Vixum je vijftal tips geven om administratie zo gemakkelijk mogelijk te maken voor je. Zo kan jij meer tijd besteden aan je core-business en groeien met je onderneming. Zo maken we het leuker en makkelijker.

  1. Werk vanuit een boekhoudsysteem.
  2. Weet wat je moet administreren en waarom je dat moet doen.
  3. Doe je eigen administratie.
  4. Werk vanuit een agenda.
  5. Probeer wat voor jou werkt.

1. Werk vanuit een boekhoudsysteem.

De makkelijkste manier om je boekhouding op orde te houden is door te werken met een programma waarin je alles gemakkelijk bij kan houden. Veel zzp’ers werken met Word, Excel en Outlook of vergelijkbare programma van Google of Apple. Facturen maken in een tekstverwerker, boekhouding in een daarvoor niet speciaal ontwikkeld programma en afspraken bijhouden in een agenda app. Natuurlijk werkt dit, maar dit kan makkelijke en vooral sneller. Doordat je alles zoveel mogelijk in een systeem verwerkt minimaliseer je dubbelwerk en fouten.

Voorbeeld: Je gaat voor een klant aan de slag nadat je akkoord hebt gekregen op je offerte, hier heb je hard voor gewerkt en je hebt zin om te beginnen. De afgesproken uren plan je in in je agenda app. Vervolgens ga je aan het werk en rond je de opdracht naar volle tevredenheid af. Dan komt het moment dat je moet gaan factureren, je gaat in je agenda alle uren bij elkaar op tellen, op de offerte zoeken naar wat je ook al weer precies hebt afgesproken en vervolgens in je tekstverwerker handmatig een factuur opmaken. Dat moet makkelijker kunnen, toch?

Wanneer je werkt in een systeem waarin je offertes kan maken, je uren kan inplannen en beheren en vervolgens automatisch je opdrachten kan factureren bespaar je jezelf uren aan administratieve rompslomp en minimaliseer je de kans op fouten.

2. Weet wat je moet administreren en waarom je dat moet doen.

Verdiep je een klein beetje in administratie, dan kan je het al snel helemaal zelf. Als je weet waarom dat je je administratie op orde moet houden en wat de verplichtingen daaromtrent zijn kan hier beter aan voldoen. Het klinkt misschien logisch maar we hebben talloze (beginnende) ondernemers gesproken die eigenlijk helemaal geen idee hadden van hoe en wat ze moeten administreren. Als je weet wat je moet doen en waarom, dan is het veel eenvoudiger om erachter te komen wat werkt voor jou en welke boekhoudsysteem jou hierin het beste kan ondersteunen. Houd er bij het kiezen van een boekhoudsysteem wel rekening mee dat je voor de ene meer boekhoudkennis nodig hebt dan bij de ander. Wij hebben Vixum zou gemaakt dat je nagenoeg zonder boekhoudstennis aan de slag kan, de kennis die je wel nodig hebt wordt je vanzelf duidelijk gemaakt. Wil je je toch even verdiepen in het voeren van een administratie, download dan hier ons e-book.

3. Doe je eigen administratie.

Doe het zelf, zo moeilijk is het niet en het heeft heel veel voordelen. Als je dan toch weet wat je moet doen, waarom dat je dit moet doen en met welk boekhoudsysteem je dit kan doen. Dan kan je het net zo goed helemaal zelf doen. Op deze manier bespaar je allereerst heel veel boekhoudkosten, want een boekhouder is eigenlijk altijd duurder dan een boekhoudsysteem zoals Vixum. Naast dat het goedkoper is geeft het bijhouden van je eigen administratie je ook veel meer controle over je onderneming. Je weet precies wat er speelt, waar je kansen liggen en waar je valkuilen zitten. Hierdoor kan je veel sneller inspelen op plotselinge veranderingen in je werk of in je privéleven.

4. Werk vanuit een agenda.

Een agenda bijhouden doen we eigenlijk allemaal wel. Zowel zakelijk als privé, dit kan daarom de perfecte basis voor jouw zzp administratie. Zoals we in het eerste punt al hebben genoemd is het goed om te werken vanuit één systeem. Hierdoor heb je overzicht, bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten in je boekhouding. Maar wil je nou echt goed overzichtelijk aan de slag werk dan niet alleen met een boekhoudsysteem maar ook met een agenda, waar je alles rondom jouw onderneming in vastlegt. Plan hierin niet alleen afspraken buiten de deur maar ook wanneer je met je eigen taken aan de slag gaat. Wanneer je bijvoorbeeld opzoek gaat naar nieuwe leads, of bezig gaat zijn met je administratie. Ondernemers die op vaste momenten met hun administratie bezig zijn, zijn per saldo minder uren per week bezig met administratie. Daarnaast is het voor de Belastingdienst van belang dat je alle uren die je aan je onderneming besteed administreert, Of dit nou facturabele uren zijn of uren dat je aan je bijvoorbeeld met aqcuisitie bezig bent, het is van belang dat je deze uren noteert. Zeker als je starter bent, dan heb je namelijk recht op startersaftrek zodra je meer van 1.225 uren per kalenderjaar aan je onderneming besteed.

5. Probeer wat voor jou werkt.

Probeer gewoon wat voor jou werkt. Administratie is een randzaak en dat moet het blijven, dus kijk om je heen, leer van andere en probeer vooral uit waarvan jij denkt dat het werkt voor jou. Geen van deze tips is heilig, wat voor de een werkt, werkt voor de jou wellicht helemaal niet. Probeer daarom verschillende systemen, methodes of administratiemomenten uit. Misschien vind je het fijn om iedere week te beginnen met een paar minuten je administratie bij te werken, een ander gaat liever direct aan de slag met zijn werkzaamheden op maandagochtend. De echte tip is dan ook gewoon te kijken wat in combinatie met jouw werkzaamheden echt werkt voor jou.

Pro tip: gebruik Vixum.

We hopen je natuurlijk in de blog geïnspireerd te hebben om het ondernemen leuker en makkelijker te maken. Niemand in gaan ondernemen omdat randzaken en rompslomp zo leuk is. Wil jij nou een kijken of het toepassen bovenstaande tips ook voor jou werkt? Probeer zijn eens vrijblijvend Vixum. Het enige agenda gestuurde boekhoudprogramma, puur gericht op zzp’ers en freelancers. Bovenstaande tips zijn eigenlijk de basis geweest waarop Vixum is gebouwd, en zijn dus naadloos verwerkt in Vixum. Wij zijn er van overtuigd dat Vixum ondernemen als zzp’er makkelijker maakt en boekhouding niemand tegen hoeft te houden om voor zichzelf te beginnen. Probeer Vixum gratis en vrijblijvend 14-dagen uit en kom er zelf achter hoeveel tijd, frustratie en geld jij kan besparen.

Boekhouden met Vixum en groeien als startende ondernemer?

Start nu een proefversie en probeer het online boekhoudprogramma Vixum een maand gratis!

Ja, ik wil Vixum gratis proberen
Probeer gratis

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait.
Als je doorgaat met het gebruiken van deze website, gaan we er vanuit dat je ermee instemt.