Als zzp’er heb je er vast wel eens mee te maken, een klant die jouw factuur niet binnen de betalingstermijn betaald. Hoe kan je dit oplossing? Bijvoorbeeld door het sturen van een herinnering factuur ook wel een betalingsherinnering genoemd.

• Wat doen als een factuur niet betaald wordt?
• Herinnering factuur versturen voorbeeld.
• Automatisch betalingsherinneringen sturen.
• Sneller facturen betaald krijgen.

Wat doen als een factuur niet betaald wordt?

Een onbetaalde factuur is natuurlijk erg vervelend, als zzp’er heb je je best gedaan om je werk zo goed mogelijk uit te voeren. Dan wil je hier ook op tijd de juist vergoeding voor ontvangen. Je wilt dat je facturen binnen de betaaltermijn betaald worden. Op het moment dat dit niet gebeurd kan je een aantal dingen doen. Als het contact met je klant goed is kan je laagdrempelig via een telefoontje vragen naar de stand van zaken rondom de openstaande factuur. Vraag of de geleverde diensten naar wens zijn en of de factuur in goede orde is ontvangen. En natuurlijk of ze deze willen voldoen. Je kan er ook voor kiezen om een betalingsherinnering te sturen in de vorm van een herinneringsfactuur. Dit is een kopie van je initiële factuur met een extra vermelding van het feit dat het om een herinnering factuur gaat. Net als een normale verkoopfactuur dient een betalingsherinnering aan de volgende eisen te voldoen. Een betalingsherinnering bevat de volgende gegevens:

• Jouw NAW-gegevens
• De NAW-gegevens van de klant
• Je IBAN waar het bedrag naar overgemaakt dient te worden
• De vervaldatum van de eerste factuur
• Het verschuldigde bedrag
• Indien van toepassing klant en bestel-/productnummer
• De betaaltermijn van de herinnering factuur

Herinnering factuur versturen voorbeeld

De betalingsherinnering is zoals we eerde aangaven een kopie van de eerder verstuurde factuur met de vermelding erop dat het een herinnering is. Op het moment dat je deze herinneringsfactuur gaat versturen naar je klant is het netjes om hier een begeleidende e-mail bij te sturen. In deze e-mail geef je aan dat de factuur nog niet voldaan is. Vaak werkt het het beste om dit op een vriendelijke maar duidelijke manier te doen. Hieronder een voorbeeld van een standaard e-mail template zoals deze in online boekhoudprogramma’s zoals Vixum staat.

Automatisch betalingsherinneringen sturen

Met een online boekhoudprogramma als Vixum kan je als zzp’er geautomatiseerd betalingsherinneringen sturen. Het grootste voordeel is dat dit je als ondernemer veel tijd scheelt. Doormiddel van een bankkoppeling controleert het boekhoudprogramma of een factuur (volledig) betaald is. Zo niet, dan wordt er direct en automatisch een betalingsherinnering verstuurd. Zo kan je als zap'er je richt op je onderneming en niet op rompslomp en randzaken. Lees hier meer over factureren met Vixum.

Sneller facturen betaald krijgen

Wil je voorkomen dat je herinnering facturen moet gaan sturen naar je klanten, dan kan je de kans dat facturen te laat betaald worden minimaliseren. Maak het zo makkelijk mogelijk voor je klanten om je facturen te betalen. Doordat je facturen met een druk op de knop betaald kunnen worden zullen deze minder snel op de grote stapel beladen. Dit kan je eenvoudig doen doormiddel van een iDeal-link. In dit kennisbank artikel lees je meer over het meesturen van een iDeal-link met je verkoopfacturen. Daarnaast is het aan te raden om je facturen te voorzien van een opmaak die past bij je bedrijf, denk hierbij aan een bedrijfslogo, specifieke lettertypes en passend kleurgebruik. Hierdoor vallen je facturen in positieve zin op en zullen ze ook minder snel onbetaald blijven liggen.